A FMFLA perdia cerca de 6 horas semanais organizando manualmente (cerca de 200 boletos que chegavam por e-mail e WhatsApp).
Com a Adapta, ganhou o James, um agente de IA conectado a Gmail, Drive, Sheets e Docs que fez o fluxo sair de turno manual para rotina automática diária de horas para poucos minutos (com baixa taxa de erro).
Redução no tempo de organização (o que antes consumia horas de produtividade do time hoje é feito em minutos).
Do fluxo automatizado: os 200 boletos mensais que eram processados manualmente foram totalmente automatizados.
Antes, a operação era feita de forma manual e desconexa.
Cerca de 200 boletos por mês chegavam por e-mail e WhatsApp e precisavam ser baixados, renomeados e organizados em pastas do Drive sem nenhum padrão.
O mesmo boleto aparecia duas ou três vezes na mesma pasta, sem controle de duplicatas, e havia dúvida constante sobre o que já tinha sido lançado no sistema financeiro.
Resultado: risco de pagamento duplicado ou atrasado, redundância e cerca de 6 horas de trabalho só de organização.
Resultados
Para ajudar na solução desse problema, a Adapta construiu o James, um agente de IA conectado a Gmail, Google Drive, Google Sheets e Google Docs.
O agente lê automaticamente os boletos (identifica beneficiário e vencimento no PDF), aplica renomeação padronizada ("beneficiário + mês/ano"), arquiva na pasta certa do Drive (estrutura por ano/mês) e compara o conteúdo dos arquivos antes do upload para impedir duplicatas.
Com esse novo agente, a FMFLA conseguiu economizar 6 horas de trabalho operacional e eliminou os riscos de pagamento em dobro no financeiro.
Localização
São Paulo/SP
Setor
Saúde — medicina fetal (clínica e escola de ultrassom)
Tamanho Empresa
Até 50 funcionários
Diga "olá" ao James, o Agente de IA que reduziu mais de 97% do trabalho manual de uma operação inteira
Com o James, a FMFLA conseguiu:
6 horas de produtividade por semana devolvidas à equipe;
A organização de boletos de 200 boletos mensais saíram de uma tarefa manual de longas horas para automatizada em minutos;
Risco de pagamento em dobro eliminado: o James detectou 1 duplicata já na primeira execução, comparando o conteúdo dos arquivos antes do upload;
Fim da dúvida sobre o que já foi lançado na Conta Azul, eliminando redundância e retrabalho;
Menos risco de atraso (e de juros/multa) por boleto perdido ou mal localizado.
Como a FMFLA está operando hoje?
Hoje, o James já está em produção e a FMFLA opera o novo fluxo há duas semanas com acompanhamento da consultoria Adapta.
A organização dos boletos virou rotina automática agendada às 13h, o agente processa a fila sozinho, renomeia, arquiva e confere duplicatas todos os dias, sem intervenção manual.
Esse agente de IA foi o primeiro passo da FMFLA tornar sua operação nativa de IA com ajuda da Adapta.
solução all in one
