Da cultura de IA à gestão em tempo real com dashboard e automações
Acuidar
Franquia de Cuidadores
Principais Desafios
Antes da consolidação do projeto atual, a Acuidar já tinha uma cultura de busca por produtividade, mas enfrentava o desafio de transformar o uso de IA em algo prático, disseminado e conectado à operação real da empresa. A liderança queria que os times deixassem de enxergar a IA apenas como um chat de perguntas e respostas e passassem a aplicá-la em automações, processos, documentos, indicadores e rotinas do dia a dia.
Indicadores e tomada de decisão: A diretoria realizava reuniões mensais com líderes para acompanhar indicadores dos setores. Isso fazia com que decisões importantes dependessem de uma leitura mensal dos dados, reduzindo a capacidade de reação em tempo real diante da situação de cada área.
Dados dispersos em sistemas diferentes: A empresa tinha informações distribuídas em diversos sistemas. Em uma primeira análise, foram identificados mais de 17 sistemas utilizados. Esse cenário tornava trabalhoso consolidar dados, acompanhar indicadores e transformar informações em insumos rápidos para a liderança.
Cultura de IA em áreas não técnicas: Para o time de TI, entender automações e aplicações de IA era mais simples. Porém, para áreas não técnicas, era necessário criar uma forma prática de mostrar que a IA poderia ir além do uso conversacional, ajudando na criação de processos, documentos, automações e melhorias operacionais.
Consultorias internas e volume de demandas: A empresa passou a receber muitas ideias e solicitações dos setores. Os times traziam demandas de automação, melhorias de processo, uso de IA e construção de soluções, criando a necessidade de organizar, priorizar e apoiar essas iniciativas.
Relatórios e produção manual: Em áreas como CS, havia atividades que consumiam grande parte do dia. Um exemplo mencionado foi um relatório que antes levava quase uma tarde inteira para ser feito e, após aplicação de IA, passou a ser produzido em cerca de 20 minutos.
Marketing e produção de conteúdo: O time de marketing também enfrentava demandas de agilidade na entrega de materiais, imagens, vídeos e conteúdos. A aplicação de IA ajudou a acelerar essas entregas e ampliar a capacidade produtiva da área.
Resultados
A Acuidar se destacou como uma das empresas de maior utilização da ferramenta na carteira acompanhada, ficando entre as 100 empresas que mais utilizam a plataforma. Mesmo antes de um acompanhamento mais próximo no novo ciclo, a empresa já apresentava maturidade na adoção de IA, com uso disseminado entre áreas como RH, CS, marketing, comercial e TI.
Adoção espontânea pelos times: O uso da IA passou a fazer parte da rotina da empresa. Segundo o relato, se alguém circulasse pelos setores, provavelmente encontraria pessoas utilizando a Adapta em diferentes atividades. A empresa também estimula o uso desde o processo de integração dos colaboradores.
Mudança de mentalidade: O torneio interno ajudou os colaboradores a entenderem que IA não se limita a perguntas e respostas. Os times passaram a enxergar a tecnologia como ferramenta para desenhar processos, criar automações, gerar documentos, apoiar análises e melhorar a rotina operacional.
Ganho direto em relatórios: No setor de CS, foi citado um relatório que antes consumia quase uma tarde inteira e passou a ser feito em aproximadamente 20 minutos com apoio de IA. Esse é um dos ganhos quantitativos mais claros mencionados na reunião.
Agilidade no marketing: O time de marketing teve evolução na velocidade de entrega de materiais, imagens, vídeos e produção de conteúdo. A IA ajudou a aumentar a agilidade operacional e melhorar a capacidade de resposta da área.
Melhorias qualitativas no CS: Além do ganho de tempo em relatórios, o impacto no CS foi descrito também como qualitativo. O time passou a aplicar IA em documentos, relatórios e processos internos, gerando mais qualidade e eficiência nas entregas.
Tomada de decisão em tempo real: Com o dashboard em desenvolvimento, a expectativa é que a diretoria deixe de depender apenas de reuniões mensais para acompanhar indicadores. A solução permitirá acompanhar a situação real dos setores e tomar decisões com mais rapidez.
Redução da dispersão de dados: A empresa reduziu a complexidade inicial de lidar com mais de 17 sistemas, filtrando as fontes relevantes e avançando para uma estrutura mais centralizada, com uso de APIs e sistema interno próprio.
Autonomia interna: A empresa criou um modelo em que os próprios times conseguem propor ideias, mapear processos e aplicar IA. Isso reduz a dependência exclusiva da TI para toda melhoria operacional e aumenta a autonomia das áreas.
A Acuidar construiu uma jornada própria de adoção de IA combinando capacitação interna, estímulo à experimentação, uso da plataforma da Adapta e desenvolvimento de sistemas no Skip. O processo foi conduzido de forma ativa pelo time interno, especialmente pela área técnica, com apoio da liderança e engajamento dos setores.
Torneio interno de IA — Acuidar Labs: A empresa criou um torneio interno entre setores para fomentar a cultura de IA. O desafio foi estruturado em três etapas ao longo de 90 dias, com ciclos de 30 dias. Na primeira etapa, os setores levantaram entre cinco e dez ideias de melhorias com IA, automação ou processos. Na segunda etapa, desenharam os fluxos e entenderam como as soluções funcionariam. Na terceira, criaram os projetos na prática.
Premiações para engajamento: O torneio contou com premiações em cada etapa. Foram mencionados rodízio de pizza para o setor campeão, adicional de
R$ 50,00no cartão Flash e, na final, um day use em um resort para o setor vencedor. Essa dinâmica ajudou a gerar adesão, competição saudável e interesse real no uso da IA.Experts e contextos por setor: Durante o desafio, os setores utilizaram Experts da plataforma e também criaram seus próprios Experts relacionados aos projetos desenvolvidos. A empresa reforçou o uso de contexto, personalização e estruturação de processos dentro da plataforma.
Reuniões mensais de cultura de IA: Além do torneio, a Acuidar passou a realizar reuniões mensais com a empresa para apresentar ferramentas, novidades, boas práticas e formas de aplicar IA nas atividades diárias. Em uma dessas reuniões, por exemplo, foram apresentadas atualizações recentes da plataforma da Adapta.
Consultorias internas semanais por setor: A empresa também estruturou encontros semanais com cada setor, conduzidos internamente, para tirar dúvidas, mapear oportunidades, discutir processos e apoiar os times na aplicação de IA em suas rotinas. Esse acompanhamento ajudou a transformar ideias em aplicações práticas.
Dashboard de indicadores no Skip: O grande projeto definido no plano de sucesso foi a criação de um dashboard de indicadores para a diretoria. O sistema já estava em fases finais de desenvolvimento, com dashboards criados, integrações em andamento e início da conexão com dados reais previsto para acompanhamento dos indicadores de junho.
Centralização de dados e indicadores: O dashboard foi pensado para reunir dados de diferentes setores e empresas do grupo. A solução inclui filtros por empresa, visualização por áreas, metas, resultados, logs, configurações de acesso e permissões por usuário.
Governança de acessos: O sistema contempla diferentes níveis de permissão. Desenvolvedores e TI têm acesso mais amplo, enquanto lideranças e usuários operacionais acessam dados de acordo com seus setores e responsabilidades. A ideia é permitir que líderes acompanhem seus indicadores e que funcionários tenham acesso aos dados permitidos.
Integrações e APIs: A equipe mapeou sistemas internos e externos para integração. Como a empresa possui sistema próprio e API desenvolvida, o plano é trazer os dados reais para o dashboard, reduzindo a dispersão das informações e centralizando a leitura operacional.
Possibilidades futuras de notificações: Foi mencionada a intenção de integrar notificações, inclusive considerando a API oficial do WhatsApp, embora essa frente ainda não faça parte do escopo principal atual.
Como está o sistema, processo, agente e fluxo hoje?
Hoje, a Acuidar opera com uma cultura de IA já internalizada. A empresa não depende apenas de incentivo externo para utilizar a tecnologia: os setores usam a plataforma, trazem demandas, participam de consultorias internas e buscam novas formas de aplicar IA em suas atividades. O uso passou a ser estimulado desde a integração de colaboradores e reforçado em reuniões recorrentes.
O dashboard de indicadores a estrutura já contempla telas, filtros por empresa, setores, metas, permissões, logs e configurações de acesso. Conta com integrações com dados reais, especialmente a partir do sistema interno e das APIs disponíveis, para que a diretoria acompanhe os indicadores de forma mais rápida e integrada.
Além disso, a Acuidar mantém um calendário interno de demandas dos setores. O time responsável pelas consultorias internas já mapeou oportunidades e pretende estruturar melhor essas frentes para, quando necessário, acionar a Adapta em problemas mais específicos, seja para apoio técnico, desenho de processos, treinamentos ou desenvolvimento de automações.
O case da Acuidar mostra uma transformação que vai além do uso pontual de IA. A empresa criou mecanismos para engajar pessoas, treinou setores, incentivou experimentação, premiou boas ideias, construiu sistemas próprios e começou a centralizar indicadores para acelerar decisões. O resultado é uma operação mais autônoma, mais orientada por dados e com times mais preparados para identificar onde a IA pode gerar valor real.
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