Reduzindo processo de sinistros de 30 dias para menos de 1 semana
Via Sudeste
Transporte Rodoviário de Passageiros
Principais Desafios
O principal obstáculo da Via Sudeste era o "engessamento" operacional causado pela dependência de processos manuais e fluxos baseados em papel. O gerenciamento de sinistros — que engloba desde pequenas colisões e avarias até incidentes com passageiros — era extremamente moroso e vulnerável a falhas de comunicação.
Antes da implementação das soluções da Adapta, o fluxo de trabalho seguia um rastro físico de documentos:
Ocorrências eram registradas manualmente em papel na garagem assim que o veículo retornava.
O plantão realizava a abertura de uma Ordem de Serviço (OS) de forma manual.
O setor de sinistros coletava relatos manuscritos de motoristas, cobradores e inspetores.
Pastas físicas circulavam entre os departamentos de Manutenção, Secretaria Técnica, Jurídico e Diretoria para conferência e aprovação.
Este modelo gerava um ciclo de processamento ineficiente: o tempo médio para concluir um orçamento de cobrança e finalizar o processo administrativo era de aproximadamente 30 dias.
Resultados
A transição para o modelo digital trouxe ganhos imediatos em velocidade e economia direta. A centralização de dados no Skip permitiu que a Via Sudeste atingisse métricas de eficiência sem precedentes na operação, conforme detalhado abaixo:
Redução drástica no tempo de processamento: O ciclo de fechamento de orçamentos, que anteriormente levava 30 dias, foi otimizado para menos de 1 semana, permitindo uma resposta muito mais ágil às ocorrências.
Economia direta de recursos: A substituição de softwares de terceiros por uma solução própria desenvolvida internamente gerou uma economia mensal de
R$ 3.000,00.Disponibilidade e centralização de dados: A transição do modelo físico e descentralizado para um ambiente digital em tempo real garantiu que a informação esteja acessível instantaneamente para todos os departamentos envolvidos.
Aumento na confiabilidade das informações: A eliminação do risco de perda de documentos físicos resultou em uma alta confiabilidade de dados, com um rastro digital completo de cada processo administrativo.
"A velocidade do sistema entre os processos aumentou drasticamente. Hoje, o orçamento muitas vezes fica pronto simultaneamente ao relato do motorista, permitindo a assinatura imediata e reduzindo o ciclo de cobrança."
Para solucionar a burocracia física, a Via Sudeste utilizou o Skip, a plataforma no-code da Adapta, para desenvolver o Ju Helpdesk. Este sistema digitalizou e integrou todo o ecossistema de sinistros, conectando em tempo real os departamentos de manutenção, secretaria técnica, jurídico, diretoria e recursos humanos.
A nova arquitetura permitiu a paralelização de tarefas. Enquanto o setor administrativo valida a documentação digital, a manutenção e a secretaria técnica já processam o orçamento no sistema. Além disso, a empresa expandiu a automação para a área financeira com a implementação de um sistema de reconhecimento facial para pagamentos internos, eliminando a necessidade de manuseio de numerário e registros manuais na recebedoria.
Como está o sistema, processo, agente e fluxo hoje?
Atualmente, o Ju Helpdesk é um dos sistemas mais acessados e estáveis dentro da plataforma Skip na Via Sudeste. A cultura do papel foi substituída por uma mentalidade orientada a dados, onde a diretoria possui visibilidade total sobre o status de cada sinistro e os custos envolvidos na manutenção da frota.
O foco da organização agora se volta para o aculturamento e autonomia. O próximo ciclo de inovação prevê a capacitação das equipes de Jurídico e RH no uso do Workspace. O objetivo é permitir que os próprios gestores criem Experts e Skills personalizados para automatizar tarefas de alta recorrência, como a análise de contratos de prestadores e a geração de relatórios gerenciais. A Via Sudeste caminha para integrar a Inteligência Artificial na produtividade diária de cada colaborador, consolidando-se como uma referência tecnológica no setor de transportes.
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